Börja 2020 med en starkare, mer effektiv budgeterings- och planeringsprocess

När mörkret börjar lägga sig innebär det även att det börjar bli tid att påbörja budget- och planeringsprocesser för kommande år.

Ekonomerna har många punkter på deras Att-göra-lista i slutet av året och den mest krävande utmaningen är den årliga planeringen och budgeteringen. En väl genomtänkt plan skapar trygghet inför det kommande året.

Källan till problem kring budgetering är, enligt Rami Ali, Senior Product Marketing Manager på NetSuite Planning and Budgeting, verktygen som används och arbetssättet.

För många företag idag är planering och budgetering tidskrävande och kräver mycket resurser. Ekonomerna spenderar allt mer tid på de administrativa uppgifterna relaterat till dessa processer, så som att samla in och sammanställa data, men inte tillräckligt med tid åt analys, utveckling av strategier och att sätta mål. Verktygen som används, oftast mejl och kalkylblad, lämnar enligt Rami Ali allt för stora utrymmen till felaktigheter och är tidskrävande att uppdatera med relevant data. Noggrannheten blir ojämn och resultat opålitlig.

Effekterna för företag är flera, där de mest riskabla är;

  • Tidskrävande insamling, uppdatering och validering av data från olika avdelningar
  • Tröghet i samarbetet mellan inblandade
  • Långsam reaktion på marknadens förändringar och nya möjligheter
  • Oförmåga att effektivt fatta snabba beslut

För att öka tillförliten, finns det fyra grundpelare att luta sig mot:

Börja använda rullande prognoser och budgetar

Rullande prognoser kan få företag att undvika fallgroparna med att basera verksamhetens resultat på statiska antaganden gjorda månader i förtid. Arbetssätt gör det möjligt att regelbundet se över budget och planen och prognostisera om vid behov, baserat på ny information.

Mer specifikt stödjer rullande prognoser en kontinuerlig uppföljning av ett förutbestämt antal perioder i förväg. För en rullande prognos, som sträcker 12 månader framåt i tiden, används innevarande månadssiffror (då perioden stängs) till att addera ytterligare en månad i slutet. På så vis rullar prognosens horisont framåt och baseras på den senast tillgängliga informationen.

Håll dialogen öppen

En budget är inte siffror tagna ur luften. En budget är resultatet av ett samarbete mellan ekonomiavdelningen och andra avdelningar i organisationen där man genom diskussion införskaffar nödvändig information. Genom att hålla kontakten med ansvariga på respektive avdelning under hela budgetprocessen ökar möjligheten för tillförlitlig information.

Hoppas på det bästa, men planera för det värsta

Det är omöjligt att förutspå och gardera sig för vad som kan komma, negativa som positiva händelser. Men man bör skaffa sig en god bild av vilka av marknadens trender inom branschen som kan påverka verksamheten de kommande månaderna eller kvartalen. Då det inte går att förutse framtiden, ger kraften i en rullande budgetering och en noggrann analys av marknaden, en bra inblick i hur framtiden sannolikt ser ut.

Sluta upp med kalkylblad

Det finns inget annat sätta att uttrycka det på än att de kalkylblad i Excel, som ekonomer gärna använder för budgetering och prognoser, inte är byggda för det ändamålet. Visst, en skiftnyckel kan fungera som en hammare men den är inte det bästa alternativet.

Med NetSuite Planning and Budgeting, kan du sluta hoppas på det bästa i Q1 och sedan försöka lappa resultatet i Q4. Det är möjligt att göra det motsatta! En aktiv process med tydliga samarbeten, bättre verktyg och styrning av organisationen, skapar ansvarstagande och reducerar tidsåtgången men det ökar framför allt trovärdigheten på siffrorna i budgeten och prognosen.

Innan det är dags att skjuta nyårsraketer, se till att få ordning på budgetprocessen. Du kommer att tacka dig själv under 2020!

För mer information om planering och budgetering, ladda ner e-boken High Impact Planning and Budgeting for all Types of Growth.

Intresserad av att läsa artikeln på engelska? Läs Fall into 2020 With a Stronger, More Efficient Budgeting and Planning Process här.

NetSuite är en skalbar, flexibel och molnbaserad lösning som ger rätt förutsättningar för tillväxt. Netsuite finns för många bransher och möter alla de krav som idag kan ställas på ett modernt och effektivt system. Kontakta mig så berättar jag mer!

Carl Johan Ahlsell
By |2019-12-09T10:47:56+00:00december 5th, 2019|